Onboarding a jak na něj
Těsně před nástupem a krátce po něm se formuje první skutečně silná a rozhodující vazba nováčka k firmě. Přichází totiž období, kdy se nováčkovi poodkrývá skutečné fungování firmy, autentická komunikace a dění uvnitř. Jak se postavit k onboardingu, aby byl dojem nového kolegy z firmy co možná nejlepší?
Co je to onboarding a čím začíná?
Onboarding je proces nástupu a adaptace nováčků a průběh jejich integrace do firmy, týmu i pracovní role. Nově přijatý kolega nastupuje do firmy zpravidla plný nadšení, odhodlání a radosti z posunu na své kariérní cestě. Pokud ale jeho dojem z firmy během prvních dnů a týdnů nenaplní jeho očekávání, nadšení z práce brzy vystřídá zklamání a demotivace. Aby k podobné situaci nedošlo ve vaší firmě, zkuste se v náborovém procesu na onboarding důkladně zaměřit. A to hezky od začátku!
Onboarding, adaptace či jednoduše proces sžívání se nováčka s firmou totiž v podstatě začíná již zasláním pracovní nabídky kandidátovi. Forma nabídky (a samozřejmě i její samotné podmínky) můžou dojem kandidáta výrazně vylepšit, ale naopak i zcela zkazit.
Jak dát nabídku, která se neodmítá?
Že je nabídka završením celého, mnohdy dost náročného výběrového řízení, je jasné. Může být pověstnou třešničkou na dortu, nebo může zamést pod koberec veškeré předchozí snahy. Při posuzování nabídky vybraným kandidátem totiž hraje roli daleko více faktorů než jen nabízená odměna.
Jde například o to, kdo nabídku kandidátovi poslal, zda nabídka obsahuje konkrétní finanční podmínky a benefity, zda se zmiňuje o pracovním vybavení či běžném pracovním dni a zda obsahuje další relevantní informace o pracovní roli. Forma nabídky by měla být autentická a styl komunikace by měl navazovat na ten během výběru.
Jaká pravidla platí pro fungující nabídku?
- Dát by ji měl ideálně šéf (přímý nadřízený nebo ten nejvyšší), reálně ji ale připravuje HRista, který ji často v praxi i dává.
- Měla by obsahovat feedback s důvody, proč jste si kandidáta vybrali.
- Zároveň by měla být dostatečně motivační a autentická, tedy stylem konzistentní s komunikací během výběru a s komunikací ve firmě.
- Měla by shrnovat podmínky spolupráce – odměnu, benefity, formu a rozsah spolupráce a datum nástupu.
- V ideálním případě by měla obsahovat i stručný popis nástupního dne. Je vhodné shrnout, v kolik a kam má nováček dorazit, kdo se s ním ve firmě potká a jaké úkoly ho během prvního dne čekají.
- Informujte i o vstupní lékařské prohlídce a přiložte formulář, který bude nutné mít s sebou.
- Požádejte o vyplnění nástupního dotazníku, který potřebujete k přípravě smlouvy a k přihlášení na OSSZ a zdravotní pojišťovnu. Použít můžete třeba Google Forms nebo jiný nástroj, který vám zjednoduší administraci.
- Je fér přiložit i template pracovní smlouvy, aby měl nováček prostor se k jejím podmínkám vyjádřit.
O výsledku výběrového řízení můžete kandidáta informovat klidně i telefonicky, nabídku je ale jednoznačně lepší poslat e-mailem, aby měl kandidát klid a dostatek času na její zvážení.
Jak se připravit na fungující onboarding?
Hádáte správně - přijetí nabídky je teprve začátek fungujícího onboardingu. Ve skutečnosti jde o poměrně komplexní proces, který závisí na mnoha proměnných. Základem je fungující příprava, a to včetně přípravy smlouvy, přístupů do systémů, přípravy HW, povinného školení a podobně. Ideální je udělat si checklist a používat jej při každém nástupu nováčků.
Nejde přitom jen o přípravu na nástup lidí zvenku. Podobný proces na podporu adaptace byste měli aplikovat i při interních změnách, čili tehdy, když se kdokoliv z firmy posune na jinou pozici. V praxi se často na pomoc vlastním lidem zapomíná, a výsledkem je přinejlepším pocit deziluze a dlouhá doba, než si člověk na novou roli zvykne.
Co připravit před nástupem a jak si zjednodušit administrativu?
Některé kroky se opakují při každém nástupu nováčků. Jelikož jich bývá více, a je tak snadné na některý z nich zapomenout, doporučujeme si jednotlivé body sepsat a tomuto riziku se vyhnout. V zásadě jde o:
- Zaslání nabídky včetně přípravy nováčka na nástup.
- Přípravu dokumentace a administrativy (osobní složka, smlouvy, zavedení do interních systémů/tabulek/evidencí, info na úřady/účetní, příprava HW a SW, přidání do firemních skupin na sociálních sítích a např. do firemních tarifů na mobil apod.).
- Informování kolegů ve firmě o nástupu nováčka, sladění s týmem (team leaderem, seniorem nebo parťákem), který se bude nováčkovi věnovat.
- Nastavení struktury plánu adaptace a domluvení setkání nováčka s lidmi z dalších týmů a s vlastníkem/CEO firmy.
- Detailní naplánování prvního dne a aktivit, které má s nováčkem na starosti HR (typicky jde o zákonná školení, informace o režimu ve firmě, předání klíčů, karer, administrativa ohledně benefitů, …).
- Nastavení pravidel, jak mít adaptaci pod dohledem a případně včas zjistit, že něco neklape. Pro tento účel doporučujeme se častěji potkávat s nováčkem i s team leaderem.
- Nastavení připomínky (např. do kalendáře) na vyhodnocení adaptace a na případnou změnu mzdy, pokud byla domluvena.
Možnou podobu detailního checklistu najdete tady.
Jakmile si pro onboarding ve firmě nastavíte jasná pravidla, nástup nováčků bude mnohem jednodušší.
V příštím díle HR Manuálu se zaměříme na první dny a týdny nováčků ve firmě a vysvětlíme pravidla, díky kterým proběhne adaptace nových kolegů hladce.
Už pracujeme na dalších dílech s tématy:
- Měření účinnosti HR
- Jak vybírat ty nejlepší?
- Jak efektivně a fér odměňovat?
- Co je potřeba vědět o lidech, abych je mohl/a vést?
Až bude další díl, pošleme vám ho e-mailem