Vedoucí recepce/Office manager_zástup za mateřskou dovolenou

Hledáme novou kolegyni do role Vedoucí recepce/Office managerka. Jestli jste organizačně schopná, zvládáte multitasking, máte ráda pořádek a každodenní komunikaci, hledáme přímo Vás. Vaší prací bude zajistit hladký chod recepce a administrativní chod společnosti.

Co tě u nás čeká?

Recepce a administrativní podpora

• Zajištění plynulého chodu recepce v nepřetržitém režimu (spolupráce s dalšími recepčními pro zajištění přítomnosti minimálně jedné osoby na recepci)
• Zajištění zásobování kancelářským materiálem a občerstvení pro interní a školící účely
• Zajištění a administrace náhradního plnění
• Zadávání a administrace obchodních smluv a korespondence
• Zpracování došlé pošty, odesílání firemní korespondence, zabezpečení úředních dokumentů dle potřeby
• Zadávání kontaktů, dodavatelů, zákazníků, bankovních účtů do systému.
• Organizace schůzek pro členy mngmt a boardu
• Organizace služebních cest pro zaměstnance

Správa školení a administrace zkoušek a certifikací

• Přihlašování certifikačních zkoušek – Pearson VUE.
• Administrace a kontrola každoročních revizí elektrických spotřebičů, BOZP (bezpečnost a ochrana zdraví při práci) a PO (požární ochrana).
• Příprava materiálů na školení a příprava školících místností před začátkem školení
• Komunikace s trainingovým a marketingovým oddělením v rámci objednávání materiálů pro školení

Nákupy a správa mobilních zařízení

• Zajišťování nákupu neobchodního zboží a služeb pro zaměstnance
• Vytváření interních objednávek a karet majetku v informačním systému
• Administrace mobilních telefonních čísel a tarifů, zajištění převodů telefonních čísel a změn tarifů

Další administrativní činnosti

• Administrativní práce dle zadání managementu společnosti
• Objednávání kurýrů
• Zajištění provozních záležitostí dle instrukcí nadřízeného
• Spolupráce při výběru dodavatelů neobchodního zboží
• Efektivní komunikace a spolupráce s ostatními odděleními, plnění dalších požadavků nadřízeného

Údržba a úklid

• Kontrola firemních prostor v rámci úklidových služeb
• Objednávání a přebírání hygienického materiálu
• Komunikace s úklidovou službou

Co bys měl umět a znát?

• Zkušenosti na obdobné administrativní pozici.
• SŠ/VŠ vzdělání.
• Znalost práce na PC na pokročilé úrovni (MS Office - MS Word, MS Excel, MS Outlook, Internet Explorer).
• Dobré komunikační dovednosti a příjemné vystupování
• Loajalita k firmě, týmový duch, samostatnost, proaktivní přístup, vysoké pracovní nasazení, smysl pro zodpovědnost.
• Výborná znalost ČJ (ústní i písemný projev), AJ - středně pokročilá úroveň, další jazyky výhodou.
• Znalost MS Navision/Business Central výhodou

A co ti můžeme nabídnout?

• Stravenkový paušál
• Možnost pracovat občasně z domova a neomzené Sick Days
• Příspěvek na nový telefon a neomezený tarif
• Stabilizační dovolená
• Roční kupon na MHD
• Výuku anglického jazyka
• Možnost multisport karty
• 2x ročně dentalní hygiena